BuSyS ontwikkelt ScanUpDyn

Binnen Microsoft Dynamics CRM kunnen digitale bijgevoegd worden entiteiten, zoals Contactpersoon of Account. Dat werkt uitstekend alleen is het wel nodig om de CRM cliënt te openen.
BuSyS heeft de module "ScanUpDyn" ontwikkeld om bestanden direct naar CRM te uploaden zonder CRM te openen. Stel dat een scanner gekoppeld is aan PC en de scanner stuurt het gedigitaliseerde bestand naar een map op de PC, dan kan de gebruiker eenvoudig het gescande bestand selecteren, onderwerp en tekst toevoegen, een account of contactpersoon selecteren en vervolgens het bestand uploaden naar Account, Contactpersoon, Offerte of Order binnen het CRM systeem.
De module is meertalig en kan eenvoudig geïnitieerd worden met een XML bestand.

Werkwijze
Bij de installatie wordt via een xml bestand aangegeven welke organisatie het betreft, de map waar de digitale documenten geplaatst worden, credentials, etc.
De gebruiker zal digitale formulieren naar de map sturen die door de module wordt bewaakt, zoals gescande brieven of tekeningen. Vervolgens wordt de module "ScanUpdDyn" opgestart en selecteert de gebruiker het bestand welke in de map geplaatst is.

Er wordt een onderwerp aan het bestand toegevoegd, aanvullende tekst voor het notitieveld.
Aan de hand van een fragment van de naam of een postcode, zoekt de gebruiker de betreffende account of contactpersoon erbij. De gegevens worden rechtstreeks uit net CRM systeem gehaald. Als er meerdere accounts of contactpersonen mogelijk zijn, klikt de gebruiker de juiste aan.

 

 

Op het volgende scherm kan de gebruiker bepalen waar het bestand geplaatst wordt.
Er zijn vier mogelijkheden:

• Bijvoegen aan betreffende Account
  
• Bijvoegen aan betreffende Contactpersoon
  
• Bijvoegen aan betreffende Offerte gekoppeld aan Account of Contactpersoon
  
• Bijvoegen aan betreffende Order gekoppeld aan Account of Contactpersoon
  

 

 

  

Voordelen

• Het is niet nodig om Microsoft Dynamics CRM te starten
  
• Met een paar klikken is het bestand te uploaden
  
• Op PC's waar geen CRM (Intranet) is geplaatst, kunnen wel bestanden geupload worden (bijvoorbeeld een PC direct gekoppeld aan een scanner of MultiFunctionals)
  
• Gaat veel sneller dan binnen het CRM systeem
  
• Binnen CRM zijn er bijvoorbeeld 13 klikken nodig om een bestand bij te voegen.
  Binnen de ScanUpDyn module volstaan 5 klikken (2 vensters)
  
• Meertalig
  
• Eenvoudig te installeren
  
  
  
  

Conversie Microsoft CRM 3.0 naar CRM 4.0

 

Voor de continuïteit is het essentieel dat de ondernemer op zijn relatiegegevens kan vertrouwen en de gegevens voor een langere tijd gewaarborgd blijven.
De systemen worden steeds geavanceerder en nieuwere versies bieden meer functionaliteit, dus is het logisch dat bedrijven voortdurend hun ICT omgeving vernieuwen.
In de meeste gevallen gebeurt dat stapsgewijs, echter gaat de ontwikkeling zo snel dat ondernemers het upgraden liever even uitstellen.
Applicaties worden beïnvloed door andere applicaties in de werkomgeving, zodat het technisch niet altijd eenvoudig is om te upgraden.

Voor Adviesbureau Hilgers uit Melissant heb ik als AACM een succesvolle conversie van Microsoft Dynamics CRM 3.0 naar Microsoft Dynamics CRM 4.0 uitgevoerd. Niet zo spannend toch, maar wel als je vanuit een Small Business Server 2003 R2 omgeving met SQL server 2000 wilt migreren naar Small Business Server 2008 premium waarbij CRM 4.0 draait op een SQL server 2008.
Sinds enige tijd werk is samen met System Care ICT uit Veenendaal, die gespecialiseerd is in Microsoft Dynamics NAV. Samen bieden wij ondernemers een breed pakket aan Microsoft Business Solutions aan en hebben zo Adviesbureau Hilgers snel verder kunnen helpen.

 

De moeilijkheidsgraad lag in de diversheid van de verschillende versies in de serveromgeving. Het oude CRM 3.0 systeem draaide op een SBS 2003 R2 server en wel op een SQL 2000 server. Op die server waren diverse andere SQL server oplossingen geïnstalleerd en dan wordt het lastig om rechtstreeks te migreren van SQL server 2000 naar SQL server 2008, ofwel dat is niet mogelijk.
Dat kan alleen in stappen.

 
 

 

Virtuele omgeving
Bij de start van de conversie waren er twee omgevingen.

De oude SBS 2003 R2 server en een nieuwe, inmiddels in gebruikzijnde SBS 2008 premium omgeving. Een rechtstreekse conversie is niet mogelijk en upgraden van de SBS 2003 server bleek technisch teveel problemen op te leveren.
Omdat te omzeilen gekozen om de conversie van CRM 3.0 naar CRM 4.0 in een virtuele omgeving uit te voeren.

In de virtuele omgeving eerst een Small Business Server 2003 R2 aangemaakt en geconfigureerd.

Stappen conversie

• Eerst een werkbare en vergelijkbare omgeving gebouwd die overeenkomt met de oude situatie. SBS 2003 R2 met daarop SQL server 2000 en CRM 3.0.
  Een rechtstreekse restore naar een SQL 2005 omgeving leverde problemen op en wilde er ook zeker van zijn dat de CRM omgeving vergelijkbaar was.
  
  
• Van CRM 3.0 oude serveromgeving een back-up gemaakt en door middel van een restore in de virtuele omgeving geplaatst. Dus in de SQL 2000 omgeving.
  Getest of dat de omgeving overeenkwam en vervolgens detach van de _MSCRM en _METABASE databases.
  
  
• Een nieuwe virtuele omgeving SBS 2003 R2 aangemaakt en daarop SQL server 2005 geïnstalleerd. De databases door middel van "Attach" gekoppeld binnen de SQL server 2005.
  
  
• Met behulp van een redeployment een nieuwe organisatie unit aangemaakt, inclusief de gebruikers.
  
  
• CRM 3.0 geïnstalleerd op de aangemaakte organisatie unit en databases.
  Het resultaat, een werkbare CRM 3.0 omgeving op basis van SQL server 2005.
  
  
• Vervolgens een upgrade van CRM 3.0 naar CRM 4.0 uitgevoerd.
  Het resultaat, een werkbare CRM 4.0 omgeving op basis van SQL server 2005.
  
  
• Back-up gemaakt van de _MSCRM en _CONFIG databases in de virtuele omgeving.
  
  
• In de live omgeving op de Small Business Server 2008 premium, waarop reeds
  SQL server 2008 en CRM 4.0 geïnstalleerd was, een restore gedaan van de databases uit de virtuele omgeving.
  
  
• Afsluitend een redeployment gedaan van CRM 4.0 naar CRM 4.0 in de 2008 omgeving
  
  

Het eindresultaat is een prima werkend Microsoft Dynamics CRM 4.0 systeem, met de voordelen van de SBS 2008 premium server en SQL server 2008.

BuSyS tekent overeenkomst met NAV partner

Op vrijdag 4 juni 2010 is BuSyS een overeenkomst aangegaan met System Care ICT BV te Veenendaal. System Care ICT is specialist op het gebied van training, consultancy en projectmanagement van Microsoft Dynamics NAV.
BuSyS is gespecialiseerd in MS Dynamics CRM en door de samenwerking kunnen de bedrijven elkaar versterken en een breed pakket aan Dynamics producten aanbieden. Voor meer informatie over System Care ICT klik hier.

MS Dynamics NAV is een professionele ERP oplossing waarmee bedrijfsprocessen zoals financiën, productie, distributie en servicemanagement uitstekend te stroomlijnen zijn. Microsoft Dynamics NAV (voorheen Navision) kunt u naadloos integreren met andere Microsoft producten.

 

Complete oplossing MKB
Dynamics CRM en NAV komen uit dezelfde productiekoker, maar richten zich op afwijkende doelgroepen. Natuurlijk heeft NAV een uitstekend relatiebeheer systeem, echter ligt de kracht bij NAV op de financiële en logistieke aspecten van de bedrijfsvoering. Haar doelgroep zijn productie en handelsbedrijven. CRM is gericht op het optimaliseren van het relatiebeheer.
Dynamics CRM is het gereedschap voor de marketing en salesmanagers.
Andere Microsoft producten die uitstekend in deze reeks passen zijn Sharepoint voor het documentbeheer en Exchange voor Outlook oplossingen.
Producten die prima op elkaar aansluiten.
Gebruikers die feeling hebben met het Microsoft platform zullen zich snel eigen maken met deze geavanceerde en professionele bedrijfsoplossingen. De mogelijkheden zijn ongekend en kwalitatief zeer hoog waardige producten.

 

 

Trainingen MS Dynamics CRM

Sinds begin 2009 worden door mij MS Dynamics trainingen gegeven.
Het name de cursussen :

• 8911 – Installation and Deployment MS Dynamics CRM 4.0
  Installatie Dynamics CRM server, Web browser client, MS Dynamics CRM voor Outlook, Exchange, E-mail Router, SQL Server en SQL Server Reporting Services
  
• 8912 – Customization and Configuration in Microsoft Dynamics CRM 4.0
  Het configureren en aanpassen van CRM 4.0 Onderwerpen die aan de orde komen zij:
  Organisatie structuur opzetten, veiligheidsinstellingen, configureren van gebruikers en teams, organisatie instellingen, aanpassen formulieren en overzichten, beheer entiteiten, onderlinge relaties, gebruik van deployment manager en geavanceerde instellingen
  
• 8913 – Applications in Microsoft Dynamics CRM 4.0
  Training in het gebruik van de CRM onderdelen:
  Introductie en basis, MS CRM op basis MS Office Outlook, Verkoop management, verkooporderverwerking, marketing management, marketing campagnes, service management en cases, CRM kennisbank, service planning en beheer
  

De trainingen vinden klassikaal plaats bij voldoende deelname.
De training 8911 duurt 2 dagen. De trainingen 8912 en 8913 duren 3 dagen.

Workshops
Een veel gehoord argument om van de training af te zien, is de duur van de training en dat de training op basis van Engelse documentatie is gemaakt.
De meeste gebruikers willen hooguit 1 à 2 dagen uittrekken voor de cursus.
Daarom geef ik steeds meer Workshops op locatie.
In kleine groepen van 1 à 4 personen geef ik basis trainingen in onderdelen waarin de gebruiker geïnteresseerd is.
Het grote voordeel is dat de CRM omgeving van de gebruiker gebruikt wordt en de gebruiker zich sneller eigen maakt met de applicatie.
Speciaal voor de Workshops heb ik trainingsmateriaal gemaakt in de Nederlandse taal, inclusief voorbeelden.
De trainingen worden afgenomen in dagdelen van 4 uur en kunnen verspreid worden over meerdere dagen.

In de praktijk starten de organisaties vaak met 1 dag training, werken er enkele dagen mee en nemen dan nog enkele dagdelen training af om de puntjes op de "i" te zetten en specifieke onderdelen te behandelen.
In veel gevallen wordt ik gevraagd om te helpen bij het importeren van klantgegevens en aanpassen van de schermen.

Bezoekrapporten online invullen CRM

Rol accountmanager in klantenbezoek.
Het directe contact met de afnemer gaat via de accountmanager, enigszins via de verkoopbinnendienst, echter weinig via het salesmanagement.
Accountmanagers opereren zelfstandig en tussen accountmanagers onderling bestaat veel rivaliteit.
Logisch omdat zij in veel gevallen op provisiebasis werken. Zij houden informatie voor hun zelf en laten anderen daar liever niet in delen. Verkopers hebben door de bank genomen een grote hekel aan verslaglegging en resultaatverantwoording. Zij houden informatie over klantenbezoek dan ook het liefst zo vaag mogelijk en laten de rapportage liever over aan de verkoopbinnendienst.
Door deze vaagheid en onzorgvuldigheid, ontstaan er snel faalkosten en wordt het management op het verkeerde been gezet. Een accountmanager is liever met een nieuw bezoek bezig, dus nieuwe kansen en weinig met de administratieve afwikkeling van het afgelegde bezoek. Luiheid is niet het juiste woord, wel gemakzucht.

Gevaar voor de organisatie
Het is van essentieel belang dat het management op de hoogte is wat er bij de klant leeft en dat klantgegevens centraal en uitvoerig vastgelegd worden binnen de organisatie. De marketingspecialisten hebben informatie van de afnemers nodig om nieuwe strategieën te bedenken, ook al zijn er geen orders afgesloten. Kennis is macht, kennis verdelen is macht verdelen.
Menige organisatie wordt met aanzienlijke omzetstagnatie geconfronteerd zodra een accountmanager de organisatie verlaat. Specifieke kennis van de afnemer is plots verdwenen en verdwijnt naar de nieuwe opdrachtgever van de accountmanager.
Klantinformatie moet duidelijk en gestructureerd opgeslagen worden. Het management moet snel kunnen anticiperen op de markt en dus is het uitermate belangrijk dat klantinformatie snel verwerkt wordt, zodat het snel te analyseren is.
Het is niet verwonderlijk dat er binnen organisaties weinig klantinformatie aanwezig

Bezoekrapportage binnen MS Dynamics CRM
Standaard wordt communicatie met accounts, leads en contactpersonen in de functionaliteit “Activiteiten” vastgelegd of als bijlage toegevoegd aan de entiteit Account of Contactpersoon.
In de praktijk blijken die oplossingen voor bezoekrapportage minder interessant.
Bij deze case gaan we ervan uit dat er geen gebruik gemaakt wordt van SharePoint en de rapportage binnen CRM gaat plaatsvinden.
Er zijn meerdere manieren om bezoekinformatie vast te leggen:

• Scannen en als digitaal document te uploaden naar de bijlage Account of Contactpersoon
• Scannen en uploaden, maar de entiteit Account en/of Contactpersoon uitbreiden met kenmerken waarop achteraf gezocht en gefilterd kan worden. Dus eerst het document uploaden en dan handmatig gegevens toevoegen.
• Volledig digitaliseren en online door de accountmanager laten invullen.
  Dit is het beste alternatief. Voorkomt veel informatieverlies en ontlast de verkoopbinnendienst. Ieder binnen de organisatie kan snel beschikken over de marktinformatie.

Nieuwe entiteit “Bezoek”
Een entiteit is een eenheid van objecten die over hetzelfde onderwerp gaan en heeft een zelfstandig karakter. Het kan gekoppeld worden aan een andere entiteit zoals Account, maar kan ook zelfstandig gebruikt worden. Als het gekoppeld is aan een Account, dan zal het mogelijk zijn om via de Account de entiteit op te roepen. Echter is het mogelijk om bijvoorbeeld alle rapporten van een Accountmanager te raadplegen zonder eerst naar de entiteit Account te gaan.
Een groot voordeel van MD CRM is dat bij het aanmaken van de basis entiteitgegevens, onmiddellijk betrokken functionaliteit aangemaakt wordt. Dus kenmerken, beheerformulieren, overzichten, zoekfunctionaliteit en rapportages. En dat binnen enkele seconden. Razendsnel is zo de functionaliteit van het pakket eenvoudig aan te vullen.

Kenmerken Bezoekrapport
Natuurlijk bepaalt elke organisatie zelf welke kenmerken van een bezoek gerapporteerd worden, maar er is wel een algemeen model te maken:

• Aanduiding van het bezoek (voor herkenning binnen het systeem)
• De account waar het over gaat
• Welke contactpersonen erbij betrokken zijn
• Datum en tijdstip start bezoek
• Datum en tijdstip einde bezoek
• Adres waar het bezoek heeft plaats gevonden Postcode waar het bezoek heeft plaats gevonden
• Woonplaats waar het bezoek heeft plaats gevonden
• Onderwerp van het bezoek
• Type bezoek (eerste, herbezoek, herhalingsbezoek, etc.)
• Trefwoorden om sneller informatie terug te vinden
• Verslag van het bezoek
• Opslaan eventuele bijlagen
• Te ondernemen actie

Voorbeeld binnen CRM

In het voorbeeld is er met drie tabbladen gewerkt.
Een algemeen tabblad, een Verslag en een Bijlage tabblad.
Op het algemene blad staan de administratieve kenmerken zoals de accountmanager die de afnemer bezocht heeft, de account, adresgegevens, tijdstippen en type bezoek.

Op het tweede blad staan de inhoudelijke gegevens, trefwoorden en te ondernemen actie.
In het menu van de entiteit kunnen meerdere contactpersonen aan het bezoek gekoppeld worden.

Uit de optie activiteiten en geschiedenis is op te maken wat de voortgang is.

Auteur: Theo Besselink - BuSyS

Software as a Service in Sales- en marketingoplossingen

Oplossingen voor verkoop- en marketingprocessen komen voortaan uit de muur.
De dienstverlening “Software as a Service” wordt de laatste jaren steeds meer toegepast en gaan bedrijven steeds vaker over op applicaties die aangeboden worden via het Internet.
Het biedt de bedrijven meer zekerheid en het is beter beheersbaar dan systemen in eigen beheer.
Kosten zijn goed te overzien en bedrijven worden behoed voor onverwachte investeringen.
Bij verbeteringstrajecten in de commerciële sfeer denkt menigeen als eerste aan de aanschaf van een CRM systeem, maar met CRM alleen ben je er niet. Het gaat om de totale oplossing voor de commerciële bedrijfsprocessen. Het is essentieel om de klant door en door te kennen en inzicht te hebben in de activiteiten van de afnemer. CRM systemen bieden daar uitstekende hulpmiddelen voor en met name de geavanceerde systemen kunnen enorme hoeveelheden kenmerken opslaan. Helaas werken de meeste systemen niet samen met andere processen zoals documentbeheer, centrale agenda en internetoplossingen. Microsoft Dynamics CRM is echter zeer flexibel en gebruikersvriendelijk en kan uitstekend aangepast worden aan de wensen van de gebruiker.
Daardoor de meeste CRM pakketten maar beperkte functionaliteit bezitten en niet te integreren zijn met andere bedrijfssystemen, beperken de meeste organisaties zich tot het opslaan van NAWT gegevens van hun afnemers en contactpersonen in Excel werkbladen of simpele CRM oplossingen. Functionaliteit zoals marketingcampagnes, procesbewaking en kennisbanken krijgen daardoor te weinig aandacht, enerzijds door gebrek aan kennis en anderzijds door het ondeskundig inrichten van de IT oplossingen. Systemen in eigen beheer zijn lastig te beheren en gaan gepaard met hoge investeringen. Het is een veel gehoord argument en redenen om voor (te) eenvoudige systemen te kiezen. Het aanschaffen van uitvoerige relatiebeheer systemen worden in hoge mate belemmerd door de complexheid van het IT beheer en de IT kennis die noodzakelijk is om de systemen operationeel te houden.

AACM biedt bedrijven diensten aan gericht op verbeteren van hun verkoop- en marketingprocessen en dat samen met de aanschaf van professionele relatiebeheer systemen, alleen komt vanuit de markt steeds vaker de reactie “momenteel willen we even niet investeren!”.
De economische crisis speelt ons allen parten. Daarom hebben wij besloten om een nieuwe vorm van dienstverlening aan te bieden en wel in de vorm van SaaS, Software as a Service. Samen met een zeer gerenommeerde ICT partner bieden wij sinds 2009 onze klanten complete oplossingen aan voor verkoop- en marketingondersteuning via het Internet.
Overal ter wereld kunnen onze afnemers nu beschikken over hun bedrijfsgegevens en wel in hun eigen voertaal. Voor deze oplossingen zijn geen investeringen benodigd en betaalt de klant alleen een vast “laag” maandbedrag voor de gebruiker die gebruik maakt van de applicaties.
Een groot voordeel is dat de klant makkelijk kan opschalen naar meerdere gebruikers en dus alleen betaald voor het effectieve gebruik. Het zijn kortverband overeenkomsten en loopt de organisatie geen enkel investeringsrisico.

AACM brengt de oplossing onder de naam BuSyS (Business System Solutions) op de markt en is zeer geschikt voor bedrijven en organisaties in het MKB segment. Vanaf bedrijven met één medewerker tot en met bedrijven met honderden geautomatiseerde werkplekken.
Voor slagvaardige organisaties is het essentieel dat de benodigde functionaliteit geïntegreerd is in een “totaal” oplossing. Naast Microsoft Dynamics CRM bieden wij Hosted Exchange aan voor centrale e-mailfunctionaliteit en agendabeheer, Hosted Sharepoint voor documentbeheer, Backup as service voor het zekerstellen van op locatie beheerde informatie en Virtual Office zodat onze klanten overal ter wereld over de nieuwste versies van Word, Excel en PowerPoint kunnen beschikken.

Meer informatie is te vinden op www.busys.nl